LOS OBJETIVOS Y LA IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
12 AGOSTO, 2013
Los objetivos y la importancia del departamento de compras.
Un buen amigo me consultó si podía
ayudarle con algunos tips sobre la importancia del departamento de compra y
algunos de sus objetivos más importantes. Aquí va mi respuesta:
La compra es una función de suma
importancia en la gestión de materiales y/o materias primas, aunque varía con
la naturaleza y el tamaño de la empresa. Sin embargo, -e independiente del
tamaño- en el momento en que un comprador hace un pedido, compromete una
porción sustancial de la financiación de la empresa, ya que afecta el capital
de trabajo y la posición de flujo de caja. Además, un comprador puede mejorar o
estropear la imagen de la empresa por sus excelentes o pobres relaciones con
los proveedores.
Objetivos de la compra
El objetivo básico de la función
de compras es asegurar la continuidad del suministro de materias primas,
productos sub-contratados, repuestos y reducir el costo final de los productos
terminados. En otras palabras, el
objetivo es no sólo obtener las materias primas al precio más bajo, sino que
reducir el costo final del producto.
Los objetivos del departamento de
compras pueden ser los siguientes:
Para hacer uso de los materiales,
proveedores y equipos al menor costo posible: Minimizar costos de
entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones.
Asegurar el flujo continuo de la
producción: a través de un suministro continuo de materias primas,
componentes, herramientas, etc., junto con el departamento de reparación y
mantenimiento.
Aumentar la rotación de activos:
La inversión en los inventarios se debe mantener mínimo en relación con el
volumen de ventas. Esto aumentará el volumen de los activos y por lo tanto la
rentabilidad de la empresa.
Desarrollar una fuente
alternativa de suministro: Explorar otras fuentes alternativas de
suministro de materiales aumenta la capacidad de negociación del comprador,
permite minimizar el costo de los materiales y aumenta la capacidad de
responder a las emergencias.
Establecer y mantener buenas
relaciones con los proveedores: mantener buenas relaciones con el
proveedor ayuda en la evolución de una imagen favorable en los círculos
empresariales. Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en términos
de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial
de material en caso de escasez de materiales, etc.
Conseguir la máxima integración
con otros departamentos de la empresa: La función de compra está
relacionada con el departamento de producción, en relación a las
especificaciones y el flujo de material, al departamento de ingeniería para la
compra de herramientas, equipos y máquinas, al departamento de marketing por los pronósticos de ventas y su impacto
sobre la compra de materiales, al departamento financiero para el propósito de
mantener los niveles de materiales adecuados y estimar el capital de trabajo
requerido, al departamento de personal para una correcta dotación de personal y
al desarrollo de los departamento de compra y mantenimiento para una buena
relación con los proveedores.
Formar y desarrollar al personal:
el departamento de compras está compuesto por diversos tipos de personas. La
empresa debe tratar de potenciar su fuerza de trabajo mediante la capacitación.
Mantener un registro de datos
eficiente y presentar informes de gestión: Este procesamiento de datos
e informes debe ser normalizado o estandarizado, de modo que el mantenimiento
de registros pueda ser facilitado. La presentación de informes periódicos de
gestión de las actividades de compra, justifica la existencia independiente del
departamento.
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